Afspraakaanvragen Beheren

Beheer afspraken die bezoekers aanvragen via je website!

Afspraakaanvragen zien

Stap 1: Ga naar Afspraakaanvragen

1 Klik op "Afspraakaanvragen" in het menu

2 Je ziet alle verzoeken van bezoekers

Wat zie je per verzoek?

Onderdeel	Wat betekent het?
Klant naam	Wie wil een afspraak?
Email	Hoe bereik je hem/haar?
Telefoonnummer	Direct bellen mogelijk
Gewenste datum	Wanneer wil de klant komen?
Gewenste behandeling	Wat wil diegene?
Bericht	Opmerkingen (optioneel)
Status	Nieuw / In behandeling / Bevestigd

Afspraak bevestigen

Stap 1: Open het verzoek

1 Klik op een afspraakaanvraag in de lijst

Stap 2: Beoordeel het verzoek

1 Controleer naam, datum, behandeling

2 Controleer of die datum beschikbaar is

Stap 3: Antwoord

Je hebt twee opties:

Optie A: Accepteren

1 Klik "Status: Bevestigd"

2 Voeg evt. opmerkingen toe

3 Klik "Opslaan"

4 **JIJ BELT OF MAILT DE KLANT** om de afspraak te bevestigen

INFO

Het systeem stuurt geen automatische bevestiging. Je moet zelf contact nemen!

Optie B: Afwijzen

1 Klik "Status: Afgewezen"

2 Voeg reden toe (bijv. "Date niet beschikbaar")

3 Klik "Opslaan"

4 **BEL OF MAIL DE KLANT** om uit te leggen

Contact met klant

::: warning-box ⚠️ Belangrijk: Je moet zelf contact nemen met de klant! Wat je doet:

1. Lees inkomend verzoek
2. Controleer beschikbaarheid
3. Bel of mail de klant
4. Bevestig of wijs af
5. Update status in admin

Contact info:

• Email: [uit formulier]
• Telefoon: [uit formulier] :::

Template berichten

Bevestigings-mail

Hallo [NAAM],

Je afspraak is bevestigd! ✅

Datum: [DATUM]
Tijd: [TIJD]
Behandeling: [BEHANDELING]
Locatie: Burgemeester Straat 52, Amsterdam

Heb je vragen? Bel ons op 030-123456

Zie je snel!
Tandartspraktijk de Glimlach

Afwijzings-mail

Hallo [NAAM],

Dank je voor je interesse in een afspraak.

Helaas is de gewenste datum [DATUM] niet beschikbaar.

Beschikbare alternatieven:
- [DATUM 1] om [TIJD 1]
- [DATUM 2] om [TIJD 2]

Bel ons voor meer opties: 030-123456

Vriendelijke groeten,
Tandartspraktijk de Glimlach

Afspoken met klant? Markeer als bevestigd

1 Zet status op "Bevestigd"

2 Voeg notitie toe (bijv. "Klant heeft bevestigd via telefoon")

3 Zet in je agendaprogramma (Outlook, Google Calendar, etc.)

Veelgestelde vragen

Hoe plannen klanten een afspraak?

1. Bezoeker gaat naar je website
2. Klikt op "Afspraak maken" knop
3. Vult formulier in (naam, email, gewenste datum)
4. Verzoek verschijnt hier in admin
5. Jij bevestigt

Hoe krijg ik notificaties?

Je krijgt een email/push-notificatie als er een nieuw verzoek binnenkomt. Check regelmatig dit scherm!

Kan klant direct zien wat beschikbaar is?

Nee, jij bepaalt wat beschikbaar is door berichten te accepteren/weigeren.

INFO

Je kunt later een agenda-integratie instellen (Google Calendar, Outlook) als je dat wilt.

Verliest de klant zijn gegevens als ik het verzoek wis?

Ja! Alleen verwijderen als je het zeker niet meer nodig hebt.

Best practices

✅ DO:

• Controleer beschikbaarheid voordat je accepteert
• Antwoord snel (zelfde dag)
• Noteer in je systeem van bevestiging
• Volg op (dag eerder herinnering?)
• Zorg dat alle info klopt (naam, telefoonnummer)

❌ DONT:

• Vergeet notificaties
• Accepteer en antwoord niet
• Verzeker afspraaken die je niet kan nakomen
• Wis bevera

dingen zonder backup

Volgende stap

FAQ & Help of terug naar Startpagina